OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

AGENTURA POZNÁNÍ, s.r.o.

IČ:                              26869691

Sídlo:                          Trlicova 1344/64, 741 01 Nový Jičín

E-mail:                        info@ agenturapoznani.cz

Telefon:                      +420 774 540 548

Naše společnost je zapsána v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Ostravě, oddíl C, vložka 40918.

Naše společnost není plátce DPH.

Adresa pro doručování je Štefánikova 1163, 742 21 Kopřivnice.

Obecná ustanovení

Tato směrnice je vydána na základě ustanovení § 302 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění, zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění, a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, v platném znění.

 

1. Působnost a zásady směrnice
Tato směrnice upravuje pravidla pro ochranu osobních dat zaměstnanců, žáků AGENTURA POZNÁNÍ, s.r.o. (dále jen „agentura“), také na další osoby, které jsou k agentuře v jiném pracovně právním vztahu (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti) nebo jiný právní vztah (smlouva o dílo, nájemní smlouva), a dalších osob, které poskytují své osobní údaje škole k využití (uchazeči o zaměstnání).

 

2. Základní pojmy 

2.1. Osobním údajem je jakýkoli údaj, z něhož lze přímo či nepřímo zjistit identitu určité osoby.

2.2. Citlivým údajem jsou údaje o:

a) národnostním, rasovém nebo etnickém původu,

b) politických postojích, členství v politických stranách či hnutích nebo odborových či zaměstnaneckých organizacích,

c) náboženském či filozofickém přesvědčení,

d) trestné činnosti,

e) zdravotním stavu,

f) sexuálním životě,

g) jedinečných biologických rysech.

2.3. Všichni zaměstnanci, na něž vztahuje tato směrnice,  jsou povinni dodržovat při shromažďování, evidenci a zpracování  osobních údajů ustanovení výše uvedeného zákona o ochraně údajů a Nařízení EPaR(EU), které mimo jiné stanoví, co se  těmito údaji a manipulací s nimi rozumí.

3. Shromažďování údajů

3.1. Agentura shromažďuje a zpracovává pouze údaje, které

a) souvisejí s pracovním a mzdovým zařazením zaměstnanců či smluvních pracovníků, sociálním, sociálním a zdravotním pojištění (např. dosažené vzdělání, délka praxe, funkční zařazení apod.),

b) související s identifikací žáka (jméno a příjmení, bydliště, telefonní číslo, e-mail, u nezletilých žáků údaj o zákonném zástupci, apod.).

c) souvisejí s jednoznačnou identifikací zákonných zástupců nezletilých žáků (jméno, příjmení, bydliště, telefonické číslo a e-mail pro případ nutného kontaktu školy se zákonným zástupcem, apod.).

d) souvisejícího s jednoznačnou identifikací účastníka semináře (jméno, příjmení, datum narození, bydliště, vysílající organizace, apod.) a související s jednoznačnou identifikací úhrady semináře (organizace, jméno a příjmení, číslo účtu, variabilní symbol apod.).

3.2. Osobní údaje jsou uchovávány

a) o zaměstnanci či smluvním pracovníkovi v jeho osobním spisu, umístěném v kanceláři jednatele školy,

b) o žákovi v katalogovém listu žáka a v písemné přihlášce. Katalogový list je veden v elektronické podobě v systému EduPage. Systém EduPage je informační systém pro školy. Přístup do systému je zabezpečen osobními přístupovými jmény a hesly. Přihláška žáka na papírovém nosiči je uložena ve spisu v kanceláři jednatele agentury,

c) o zákonném zástupci v katalogovém listu žáka, vedeném v elektronické podobě v systému EduPage. Přístup do systému je zabezpečen osobními přístupovými jmény a hesly,

d) o účastníku semináře v přihlášce a v prezenční listině. Přihláška účastníka na seminář je v elektronické podobě a je vedena pouze do doby ukončení semináře, poté je vymazána. Prezenční listina je součástí vyúčtování a je archivována v souladu s platnou legislativou.

3.3. Osobní údaje se uchovávají pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování a po dobu nezbytné archivace. Lze shromažďovat a zpracovávat jen ty osobní údaje, které odpovídají stanovenému účelu a rozsahu zpracování. Zpracovávají se pouze pravdivé a přesné osobní údaje. Pro statistické účely se osobní údaje anonymizují.

4. Přístup k osobním údajům

4.1. K osobním údajům mají přístup osoby k tomu zmocněné. Do dokumentace mohou nahlížet

a) do osobního spisu zaměstnance

jednatel. Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, úřad práce, soud, státní zástupce, příslušný orgán Policie České republiky, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele (§ 312 zákoníku práce);

b) do údajů žáka ve školní matrice

jednatel, třídní učitel, lektoři školy;

4.2. Způsob nakládání s osobními údaji a dokumentací, která je obsahuje, určí v souladu s ustanovením  § 5 zákona č.  101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů jednatel. 

5. Souhlas k zpracováním osobních údajů

5.1. Ke zpracování osobních údajů a citlivých osobních údajů nad rozsah daný právními předpisy je nezbytný souhlas osoby, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány. Agentura před zahájením zpracování osobních dat prokazatelně zajistí plnou informovanost těchto osob v rozsahu daném zákonem č.  101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění, a poučení o jejich právech. Zajistí poučení o povinnosti zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací.

5.2. Pokud agentura uzavře s jiným subjektem smlouvu, která předpokládá zpracování určených osobních údajů  zaměstnanců, součástí smluvního ujednání musí být ustanovení o ochraně osobních dat v rozsahu stanoveném tímto směrnicí.

5.3. Agentura eviduje osobní údaje pouze v rozsahu daném právními předpisy a nemá proto žádnou oznamovací povinnost vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů.

5.4. Na osobní spis zaměstnance, do kterého se uvádějí pouze  nezbytné údaje potřebné pro uzavření pracovně právního vztahu, jeho průběhu a ukončení, se nevztahuje povinnost získat souhlas zaměstnance  ani oznamovací povinnost. Jednatel, který jako jediný zpracovává personální data je přitom povinen zajistit, aby  k personálním datům neměly přístup nepovolané osoby a je povinen zamezit  jejich případnému zneužití

5.5. Vzor souhlasu zákonných zástupců žáků se zpracováním osobních údajů:

Dávám svůj souhlas AGENTUŘE POZNÁNÍ, s.r.o. (dále jen "škole") ke shromažďování, zpracovávání a evidenci osobních údajů a osobních citlivých údajů studentu XXX ve smyslu všech ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění. Svůj souhlas poskytuji pouze pro zpracování těch osobních údajů, které jsou nezbytné pro práci školy a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu, zveřejňování údajů a fotografií studenta v propagačních materiálech školy, včetně internetových stránek školy. Souhlas poskytuji na celé období docházky studenta na této škole a na zákonem stanovenou dobu nezbytnou pro jejich zpracování, vědecké účely a archivnictví. Souhlas poskytuji pouze škole, která bez zákonem stanovených případů nesmí tyto osobní a citlivé osobní údaje poskytnout dalším osobám a úřadům a musí tyto údaje zabezpečit před neoprávněným nebo nahodilým přístupem a zpracováním, před změnou a zničením, zneužitím či ztrátou.

Byl jsem poučen o právech podle zákona, zejména o svém právu tento souhlas kdykoli odvolat a to i bez udání důvodů, o právu přístupu k těmto údajům, právu na jejich opravu, o tom, že poskytnutí osobního údaje je dobrovolné, právu na sdělení o tom, které osobní údaje byly zpracovány a k jakému účelu. Dále potvrzuji, že jsem byl poučen o tom, že pokud zjistím nebo se budu domnívat, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, mohu požádat uvedené instituce o vysvětlení, požadovat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.

5.6. Vzor souhlasu zaměstnance agentury se zpracováním osobních údajů:

Dávám svůj souhlas zaměstnavateli ke shromažďování, zpracovávání a evidenci mých osobních údajů a osobních citlivých údajů ve smyslu všech ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění. Svůj souhlas poskytuji pouze pro zpracování těch osobních údajů, které jsou nezbytné pro účely pracovně právního vztahu, v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu. Souhlas poskytuji na celou dobu trvání pracovně právního vztahu u tohoto zaměstnavatele a na zákonem stanovenou dobu nezbytnou pro jejich zpracování, vědecké účely a archivnictví. Souhlas poskytuji pouze zaměstnavateli, který bez zákonem stanovených případů nesmí tyto osobní a citlivé osobní údaje poskytnout dalším osobám a úřadům a musí tyto údaje zabezpečit před neoprávněným nebo nahodilým přístupem a zpracováním, před změnou a zničením, zneužitím či ztrátou.

Byl jsem poučen o svých právech, zejména o svém právu tento souhlas kdykoli odvolat a to i bez udání důvodů, o právu přístupu k těmto údajům, právu na jejich opravu, o tom, že poskytnutí osobního údaje je dobrovolné, právu na sdělení o tom, které osobní údaje byly zpracovány a k jakému účelu. Dále potvrzuji, že jsem byl poučen o tom, že pokud zjistím nebo se budu domnívat, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, mohu požádat uvedené instituce o vysvětlení, požadovat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.

Byl jsem poučen o povinnosti zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a dodržovat bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů.

 

6. Organizační opatření k ochraně osobních údajů v organizaci

a) Třídní výkazy, katalogové listy a další materiály v papírové podobě, které obsahují osobní údaje žáků, jsou trvale uloženy v kanceláři jednatele, ke které má klíč pouze jednatel.

b) Osobní spisy zaměstnanců jsou uloženy v kanceláři jednatele, ke které má klíč pouze jednatel.

c) Zaměstnanci školy neposkytují osobní údaje zaměstnanců školy a žáků cizím osobám a institucím, ani telefonicky, ani při osobním jednání, pouze na pokyn nadřízeného pracovníka.

d) Písemná hodnocení a posudky, která se odesílají mimo školu, např. pro potřeby soudního řízení, zpracovávají pracovníci určení jednatelem, nejsou však oprávněni samostatně tato hodnocení podepisovat, poskytovat a odesílat jménem školy.

e) Každé hodnocení podepisuje statutární orgán agentury.  U hodnocení lze uvést, kdo je vypracoval. Pokud je však předpoklad, že s hodnocením může být hodnocený seznámen a může mít pro něj nepříznivý dopad, pak se z důvodu ochrany a osobního bezpečí pisatele neuvádí, kdo hodnocení zpracoval, podepisuje je jen jednatel.

f) Hodnocení je zpracováváno tak, aby nemohlo být napadnutelné z hlediska věcné správnosti, neuvádí subjektivní pocity, ale jen skutečnosti, které lze doložit. Použité formulace jsou stručné, věcné, vyjadřují se pouze k tématům, které obsahuje žádost o poskytnutí údajů.

g) Seznamy žáků se nezveřejňují, neposkytují bez souhlasu zákonných zástupců nezletilých žáků fyzickým či právnickým osobám, které neplní funkci orgánu nadřízeného organizaci (např. dodavatelům služeb při mimoškolních akcích, apod.)

h) Pokud jsou pro vedení dokumentace využívány formuláře a software, je nutné provést kontrolu, zda nepožadují či nenabízejí evidenci nadbytečných údajů a tyto údaje nezpracovávat.

i) Všichni zaměstnanci školy jsou povinni zamezit nahodilému a neoprávněnému přístupu k osobním údajům zaměstnanců a žáků.

7. Závěrečná ustanovení

Za udržování této směrnice v aktuálním stavu odpovídá: jednatel

Dne 1. 6. 2022

Schválil: Ing. Petra Plevová

jednatel